Renewal Agent

Nombre del cliente / empresa

Contacto principal

Fecha de inicio

Duración del contrato

Segmento

Valor anual

Familia de productos

Asientos / licencias

Descripción del producto contratado

Reseller

Offer Type

ID Cliente (Sold-to #)

ID Dealer #

Objetivo de negocio declarado en la venta i El contexto de por qué compró y qué espera lograr. Alimenta los mensajes de nurture y el argumento de renovación. Viene de la transferencia del vendedor.

¿Qué es este agente?

El Renewal Agent acompaña a cada cliente desde el día que firma hasta que renueva. Te dice en qué etapa está cada uno, qué debes hacer hoy, qué mensajes enviar, y qué señales de riesgo vigilar. El objetivo es que ningún cliente llegue a la renovación sin haber recibido el acompañamiento correcto.

        
        Las 7 etapas del ciclo
      

1

Handoff y Preparación Días 1–7

El vendedor transfiere el contexto al responsable de acompañamiento. Sin este paso, el cliente siente que tiene que repetir su historia.

2

Activación y Primer Impacto Días 8–90

La etapa más crítica. Se activan licencias, se define el éxito con el cliente y se celebra el Primer Impacto. Sin este hito, no hay argumento de renovación.

3

Uso Activo y Plan de Éxito Días 91–180

Check-ins quincenales, documentación de wins y primer EBR con el sponsor ejecutivo. Los check-ins no son cortesía: son conversaciones de progreso con contexto.

4

Construcción de Valor y Expansión Días 181–245

Se documenta el ROI con datos reales. Segundo EBR con foco en valor acumulado. El ROI que no se documenta hoy no se usa en la negociación de mañana.

5

Preparación y Estrategia 120 días antes del vencimiento

La renovación no empieza cuando el cliente pregunta. Aquí se evalúa la salud de la cuenta, se detectan riesgos y se prepara la propuesta con argumentos personalizados.

6

Ejecución de la Renovación 30 días antes del vencimiento

Seguimiento activo hasta la firma. Cada día sin respuesta es riesgo. No dejes que el cliente renueve por los correos automáticos del fabricante.

7

EBR de Continuidad y Nuevo Ciclo Primeros 10 días del nuevo ciclo

Renovar no es el final, es el reinicio. Se celebra la continuidad, se definen nuevas metas y el ciclo arranca de nuevo en Etapa 3 con el historial acumulado.

        
        Términos clave
      

Primer Impacto

El primer momento en que el cliente logra valor tangible con lo que compró. No es activar licencias: es completar un proyecto, reducir un tiempo, resolver el problema que motivó la compra.

EBR

Executive Business Review. Reunión formal con el sponsor ejecutivo del cliente, no con el contacto operativo. Se revisa valor entregado, se celebran wins y se alinean prioridades. Es estratégica, no táctica.

High / Low / Tech Touch

High: cuenta estratégica, acompañamiento intensivo cara a cara. Low: cuenta importante, seguimiento por llamada. Tech: volumen alto, principalmente automatizado.

Success Plan

Documento vivo que recoge los objetivos del cliente, las métricas de éxito, los hitos acordados y el progreso real. Se actualiza en cada EBR y check-in. Es la columna vertebral del acompañamiento.

Sponsor ejecutivo

El tomador de decisiones dentro del cliente que va a firmar la renovación. No siempre es quien usa el producto. Perderlo de vista es uno de los principales riesgos de churn.

Churn

La pérdida de un cliente al no renovar. En negocios de suscripción, un cliente que no renueva genera pérdida neta: el costo de adquirirlo nunca se recuperó si se va antes de tiempo.

        
        Indicadores del dashboard
      

Urgentes

Clientes con acciones pendientes y menos de 90 días para renovar. Son tu prioridad del día.

En riesgo

Riesgo alto: vencimiento en menos de 30 días o señal crítica activa. Requieren atención inmediata.

Renovaciones

Clientes cuyo contrato vence en los próximos 90 días. Aquí deberías ya tener una conversación activa de renovación.

Etapa automática

El agente calcula la etapa de cada cliente automáticamente según la fecha de inicio y duración del contrato. No requiere actualización manual.